اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها چیست؟ – بخش دوم

اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها چیست؟

اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها چیست؟ - بخش دوم

اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری

امروزه سازمان ها حجم انبوهی از اطلاعات را دارند که این موضوع به عنوان یک مکمل برای منابع توسعه سرمایه، تجهیزات و نیروی انسانی در نظر گرفته می شود. بنابراین کسانی که این گونه سیستم ها را طراحی می کنند باید تمامی نیازهای سازمان ها را در نظر بگیرند.و در مقابل نیز مدیران سازمان ها باید در زمان انتخاب این سیستم ها مطابق با نیازها و اهداف خود انتخاب کنند. زیرا یکی از معیارهای پیشرفت و موفقیت سازمان ها استفاده از نرم افزارها و اتوماسیون مورد نیاز سازمان است.امروزه با به وجود آمدن انواع فناوری ها ارتباط بین بخش های سازمان ها و مکاتبات اداری به جایی رسیده است که هیچ کس فرایندی سنتی و قبلی را که بسیار زمانبر بود را نمی پذیرد. بنابراین این جایی است که باید از اتوماسیون ادارای استفاده کرد.راهکارهای قبلی یا همان راهکارهای دستی معایب بسیار زیادی داشتند برای مثال تمامی فرایندها با سرعت بسیار کمی پیش می رود، پیگیری اطلاعات نیاز سرعت کمی دارد و اطلاعات با کیفیت بسیار پایینی به ثبت می رسند.

روش نگهداری اطلاعات در گذشته نیز مناسب نبود و در صورت نیاز به اطلاعات بازیابی آن ها کار سختی می باشد. و در نهایت می توان گفت که آرشیو مناسبی برای اطلاعات وجود ندارد.در ابتدا رایانه ها تنها برای جمع آوری و آرشیو اطلاعات استفاده می شدند به عبارت دیگر می توان گفت که رایانه ها تنها آرشیو مستقل بودند. در آن زمان در واقع امکاناتی برای ارسال اطلاعات بین سیستم های مختلف وجود نداشت اما امروزه به منظور سرعت گرفتن امور و راحتی انجام دادن آن ها و همچنین برای هماهنگی در درون بخش های مختلف سازمان از نرم افزارهای اتوماسیون استفاده می کنند.نرم افزارهای اتوماسیون موجب می شود تا کارایی سازمان افزایش پیدا کند.

مهم ترین علت اهمیت استفاده از اتوماسیون سازی

یکی از مهم ترین دلایل اتوماسیون سازی بهره وری می باشد. در گذشته در سازمان ها به تمامی امور دفتری توجه زیادی نمی شد. زیرا این موضوع نیاز به انرژی و نیروی زیادی دارد.امروزه دیگر با وجود اتوماسیون ها مدیران سازمان ها نرم افزارهای مختلف را خریداری کرده و موجب بهره وری سیستم می شوند.اتوماسیون های اداری به کارمندان کمک می کنند تا بتوانند وظایف خود را به سرعت و در کمترین زمان ممکن انجام دهند و همچنین موجب می شود تا با دقت بیشتری کار کنند و نیاز به نیروی کمتری می باشد.بنابراین استفاده از اتوماسیون اداری به طور کلی موجب می شود تا سازمان تمامی وظایف خود را به سرعت و در زمان کمی انجام دهند و در نتیجه میزان رضایت مشتریان از سازمان ها نیز افزایش پیدا می کند.