اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها چیست؟ – بخش اول

وقتی پای کار اداری در میان است اولین چیزی که به ذهن می رسد کاغذ بازی و صرف وقت است، اما امروزه با پیشرفت کسب و کارها این مشکل حل شده است.با توجه به این که امروزه حجم تعاملات در سازمان ها بیشتر شده و روز به روز در حال افزایش است، اگر بخواهید به همان روش های قدیمی کسب و کار خود را پیشش ببرید به زمان زیادی نیاز خواهید داشت و تمامی امور به صورت کند و در زمانی طولانی پیش می رود.وجود اتوماسیون اداری در این جاست که معنی پیدا می کند زیرا موجب می شود تا کارهای سازمانی شما به سرعت و با دقت انجام شوند و آن ها را مدیریت می کند.

اتوماسیون به چه معناست؟

در فرهنگ لغت اتوماسیون به معنی تکنیک عملکرد دستگاه، فرایند یا سیستم به صورت خودکار می باشد. استفاده از اتوماسیون در کسب و کار سازمان ها به این معنی است که در برای نظارت، کنترل تولید، تحویل محصولات و خدمات از فناوری هایی استفاده می کنید.پس می توان نتیجه گرفت استفاده از اتوماسیون برای کسانی است که در زمینه نظارت، کنترل تولید و تحویل محصولات و خدمات فعالیت می کنند. اتوماسیون به طور کلی شامل عناصر حیاتی سیستم ها و تمامی عملکرد های سازمان می شود.اتوماسیون یا به عبارت دیگر خودکار سازی باعث سرعت گرفتن روند کسب و کارها می شود.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری دو راهکار دارد که این راهکارها، سخت افزاری و نرم افزاری می باشد.وجود این راهکارها موجب می شود تا شما بتوانید داده ها را بین سیستم های اداری بدون نیاز به کمک انسان انتقال دهید.این راهکار موجب می شود تا با استفاده از ساده سازی و خودکار سازی فرایندهای پیچیده و همچنین انجام خودکار فعالیت ها، بارهای سازمانی کاهش پیدا کند. در واقع اهمیت اتوماسیون سازی در این جا مدیریت زمان بوده و همچنین باعث افزایش بهره وری می شود.سازمان ها فرایندهای پیچیده مختلفی دارند که از جمله ی این فرایند ها می توان به حسابداری، مدیریت اطلاعات، آموزش و مدیریت امکانات اشاره کرد.سیستم های اتوماسیون موجب می شوند تا علاوه بر این که استفاده از کاغذ کمتر شود موجب می شود تا حجم بالایی از فرایندهای دستی از بین برود.

بشر از چه زمان به اهمیت اتوماسیون اداری پی برد؟

ممکن است فکر کنید اتوماسیون سازی سازمان ها یک فرآیند جدید است و امروزه مورد استفاده قرار می گیرد اما در واقع اتوماسیون سابقه ی طولانی دارد.در قرن بیستم خطوط مونتاژ اتوماسیون شده بودند و می توان گفت که دانشمندان رایانه حدودا سه دهه است که از اتوماسیون سازی استفاده می کنند.همچنین در دو دهه ی اخیر اتوماسیون اداری به عنوان یک روش فوق العاده در کسب و کارها مورد توجه قرار گرفت. در یک مقاله ذکر شده است که با به وجود آمدن ماشین تحریر و دستگاه های کپی در واقع اتوماسیون اداری نیز به وجود آمده است زیرا این دستگاه ها کارهای قبلی را به صورت مکانیزه انجام می دادند.در واقع با گذشت زمان و استفاده ی گسترده از  رایانه ها در کسب و کارها انقلابی در اتوماسیون اداری بر پا شد و به مرور زمان این فرایند در تمامی کسب و کارها و سازمان ها راه پیدا کرد.امروزه دیگر اکثر کسب و کارها و مشاغل و شرکت های بزرگ و سازمان ها برای کسب و کارها از انواع نرم افزارهای اتوماسیون استفاده می کنند. و هر روزه با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی اهمیت وجود اتوماسیون برای همه مشخص شده است.